電話対応は慎重に (朝礼ネタ584)

営業担当の部署では、お客様や仕入先からたくさんの電話を受けます。
今日は、その「電話」に着目してお話ししたいと思います。

お客様からかかってくる電話は、発注とか数量変更、場合によりクレームなど多種多様な要件があります。
発注とか数量変更の場合は、納期にしても納入数にしても「数字」がついて回りますね。

一例ですが、「A商品を5月1日に135ヶ納品をして欲しい」というのもあると思います。
もっとややこしものは、品番で発注される場合です。
「品番54321-67890-AAを5月1日に135ヶ納品して欲しい」これは、数字ばかりですね。

品番、納期、納入数どれも数字であらわされていますが、どこを間違っても納入エラーになります。
お客様から受けた情報は確実に記録し、電話を切る前に再度確認しましょう。
間違いのない対応は顧客満足度向上につながります。
ただ、お客様の情報を確実に受け取れば良しではなく、商品が先方へ確実に届いたことを確認しましょう。そこまでが一連の仕事です。

では仕入先への対応ですが、通常は書面での発注が多いと思いますが、突発的に電話で発注することもあると思います。
その時は、確実に相手に伝わるように、相手が聞き取れるようゆっくりと話し、こちらが伝えたい内容が正しく伝わっているか確認しましょう。

そのための言葉遣いも非常に大切になってきます。
お客様や取引先の方がこちらの話しを聞いていて、不愉快に感じる言葉遣いはもってのほかです。
お互い顔が見えない分、より厳しい指摘を受けることもあります。

私たちの仕事は、お客様や仕入先があってこそ成り立つ商売です。
お互い気持ちよく仕事をするためにも、確実な作業に心がけましょう。

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