納品書・請求書は大切に (朝礼ネタ420)

 経理業務と会社、取引先の3つの視点からお話ししたいと思います。
私たちが行う業務の重要度を認識しましょう。

経理業務をしていると、現金を取扱う業務が頻繁にあります。
取引先や自社で働く方へ現金で支払うこともあれば、反対に受け取ることもあるでしょう。

現金以外にも、日常業務の中で「納品書」や「請求書」を扱う機会が非常に多いと思います。
この納品書や請求書は、自社と取引先にとって大変重要なものです。

取引先から商品や備品を仕入れたときに、必ず納品書がついてきます。
納品書とセットになっている「受領書」があれば、相手方に返却します。
皆さん、よく知っていることと思います。
納品書がこの先どのように取り扱われるのか考えてみましょう。

1つは、在庫管理上で使用することもあると思います。
また、月次の中間で経営状況の判断を行うために、今日現在、どれだけの仕入金額があるのか、その情報として納品書を使用することもあるでしょう。

納品書の取り扱いを誤ってしまう、または紛失させてしまうと、在庫管理も経営状況の判断も適切に行うことができません。
経営者が誤った判断を行うきっかけとなりますので、その取扱いはとても重要なのです。

次は請求書です。
取引先から請求書が届くと仕入実績と比較し、相違がなければ支払業務へ展開され、早々にお金に変化するものです。

取引先は、この支払いを待って、商品の生産、仕入れ、新規事業の展開など行います。
請求書の取扱いの誤りは、取引先の経営を左右する事態にもなりかねません。

私たちが扱う帳票は、自社のみならず取引先の経営にも支障を与え得る重要なものです。
今一度、大切に扱うことを理解しましょう。

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