顔は見えないけれど会社の顔 (朝礼ネタ273)

一般事務の仕事は、基本的に社内で行うので直接お客様と顔を合わせることはほとんどありません。
しかし一般事務こそ会社の顔だと思っています。

それはなぜかと言うと、お客様からかかってくる電話に出る回数が圧倒的に多いからです。

営業の担当者の携帯に直接電話をされるお客様も多いとは思いますが、まだまだオフィスに電話をしてこられるお客様も多いです。
そんなお電話に出るのは、オフィスにいる一般事務の私たち。
長年取引をしているお客様であれば、第一声を聞くだけである程度、どこのお客様か分かるくらいには電話に出ています。

お客様との電話で心掛けているのが、相手を不快にさせない声で話すことです。
直接顔を合わせて話しているときであれば、多少声が暗くても、表情が明るいなら話している相手は、そこまで不快には感じないかもしれません。
でも表情が見えない電話では、声から伝わる印象が全てです。
なので電話でお客様と話すときには、明るく、聞き取りやすい声でハキハキと話すように心がけています。

もし弊社に初めて電話をされてきたお客様に、暗い小さな聞き取りにくい声で対応した場合、そのお客様の弊社への第一印象は悪くなると思います。
一度ついてしまった悪い印象を覆すのはなかなか大変なことです。

そのため、一般事務は顔は見えないけれど会社の顔、代表であると私は思っています。
事務だからと言って内向きの仕事ではなく、常にお客様を意識した気持ちで仕事をしていきたいです。

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